IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.
Gracias a la implementación de la gestión documental en nuestra organización podremos ser mas eficientes con el uso de la información y a largo plazo se verán reflejados la disminución de costos, tiempo y espacio.
Queremos que conozcas cómo funciona la gestión documental, su importancia y las ventajas que puede representar para nuestra organización EGA-KAT LOGISTICA.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que buscan la correcta administración de la información de una empresa. Esto por medio de la revisión, análisis y almacenamiento de la documentación electrónica y física, a fin de ayudarle a la empresa a optimizar sus procesos y a ahorrar tiempo al momento de manejar la documentación.
En sí, la gestión documental permite:
- Revisión de información.
- Ahorro y eficiencia.
- Clasificación de archivos.
- Eliminación de archivos que han perdido vigencia.
- Almacenamiento ordenado.
- Custodia de documentos.
FUNCIONES DEL ARCHIVO
- Ser la memoria de nuestra empresa
- Reunir ordenadamente los documentos
- Asegurar la conservación de la documentación
- Soportar la toma de decisiones frente a la documentación de nuestra organización
Servicios
ORGANIZAR.
En el archivo central empezamos con el proceso de revisión de los documentos con el fin de separarlos y clarificarlos por cada uno de sus áreas.
ORDENAMIENTO.
Una vez están los documentos clasificados según su tipo-logia se comienzan a ordenar cronológicamente.
luego se dispone a dejarlos por paquetes donde se diferencie cada mes.
CREACION DE BASES DE DATOS.
Verificamos que cada uno de los documentos que tenemos estén en base de datos.
CREACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
Una vez estén las bases de datos revisadas se procede a subir la información a una TRD, en la cual se consignan los datos mas relevantes del documento y se organizan por año y mes de creación.
DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS.
Hemos basado la metodología de estos proyectos en el estricto cumplimiento de los dispuesto en la legislación colombiana que tiene como origen la "Iniciativa Cero Papel", Decreto 019 de 2012 "Ley Antitrámites".
ROTULACION DE CARPETAS.
Previamente se organizaron paquetes organizados por mes, estos son rotulados y archivados en cajas.
ROTULACIÓN DE CAJAS.
Finalmente se procede a rotular cada caja, estas deben ser por cada cliente y año.